ベトナムのオフショア開発は、日本とベトナムという遠隔のプロジェクトになるため、どうしてもオンライン上でのコミュニーケションになり、チャットやWEB会議が必要になってきます。また、ベトナムとオフショア開発をする企業に限らずビジネスがグローバル化していくにつれ、リモートでコミュニケーションをとる機会も増えてきたのでは無いでしょうか?

国内の方も新型コロナウイルスの影響で、リモートワークを始めた方が多いことでしょう。

まだオンラインでの会議に慣れていない方は、「どんなツールがいいの?」「進行がうまくいかない…」と悩んでいるかもしれません。
そんな、オフショア開発時だけでなくリモートワーク時にもよく使うWEB会議ツールと、オフショア開発エンジニアの私が今までWEB会議などをしてきてわかったWEB会議の効果的な進め方などをご紹介していきます。

在宅勤務・リモート開発のコツは?オフショア開発の現場を参考にしよう!の記事も是非ご覧ください。

1. オフショア開発(リモートワーク)でのWEB会議の効果的な進め方は?

リモートワーク中の方は必見!
まずは、WEB会議の効果的な進め方から見ていきましょう。
通信のための回線帯域などの環境面と、実際に進める上で円滑になるツールについてまとめました。

1-1. まずは通信環境と静かな環境を整えること

ベトナムオフショアで使うweb会議ツール
WEB会議で最も避けたいこと、それは「通信環境のせいで音が聞こえづらい」「通信がよく途切れる」という事態です。
不安定な通信環境の中では、会話のテンポが安定せず、相手に聞こえているのかどうかもよくわからないので、会議を続けるのはほぼ不可能と言えます。

「通信が悪くて音声が切れてしまう」という原因は主に回線帯域が十分でない(=伝送できるデータ量が少ない)ことにあります。
安定した通信を行える回線帯域の目安としては、音声通話のみならば最低30kbps、推奨は100kbps以上です。
ビデオ通話をする場合は最低128kbps、300kbps以上が推奨です。
複数人で通話をする際は人数に応じてデータの通信量が増えるため、2Mbps以上出る環境がおすすめです。

自分が接続している環境がどのくらいの速さなのかを知るためには、計測サイトやアプリで測ることができます。
インターネット回線の速度テスト:https://fast.com/ja/

また、後ろがガヤガヤしているような環境の場合、どんなにマイクを口に近づけて喋ってもかなり聞こえづらくなります。そのため、WEB会議の時はなるべくカフェなどは避け、静かな個室が確保できると望ましいです。

1-2. アプリが安定して使えるようにしよう

ベトナムオフショア開発で使うWEB会議ツール
WEB会議は大きなデータ通信を行います。例えば、Skypeでは1時間で約2GBの通信を行うことになり、もちろんビデオの共有やスクリーンの共有を行うことでデータ使用量は多くなります。

WEB会議ツールの中には、アプリをインストールして使うものもあり、パソコンのスペックがあまりよくなかったり、他のアプリをたくさん立ち上げていてPCに負荷がかかっている場合、WEB会議の通信が安定しないことがあります。
不要なアプリは閉じる、PCはスペックがアプリを使用するのに十分なものを使うなどの点に気をつけましょう。

1-3. 議事録をリアルタイム共有

ベトナムオフショア開発で使うWEB会議ツール
WEB会議でどうしても発生しがちなのが、コミュニケーションのスムーズさに差が出てしまうことです。

特に複数人でWEB会議をしている場合、オフラインとは違って、誰かに「音が聞こえづらい」などの問題が発生しても、通信がきちんとできている人たちだけで話が進んでしまい、聞こえなかった部分があっても言い出しづらい…などのトラブルが発生することがあります。

このように伝達のレベル差が出てしまうことがあるため、なるべくオンラインで議事録を共有しながら会議を進めることを推奨します。

私は、ベトナムのオフショア開発のWEB会議ではGoogleスプレッドシートに議論する予定の項目と、議事録をリアルタイムで書きこんでいき、今自分たちが何について話していて、どんな経緯で結論にたどり着いたかまで書くようにしています。

これにより、誰か聞こえづらい人がいたとしても、議事録を見て「今このトピックについて話しているんだな」と理解したり、「この話聞き逃してしまったから後で補足してもらおう」と自分がわからなかった部分を補ったりできます。

1-4. 必要があればホワイトボードツール、共同編集なども活用

ベトナムオフショアで使うWEB会議ツール
ベトナムでWEB会議をやっていて、「この会議がオフラインだったらいいのに…」と思う瞬間は、図を描いて説明する必要があったり、アイディアをどんどん出すような会議の時です。
オフラインであればホワイトボードでも、その辺にある紙にでも図を書いて説明したり、各々がポストイットにアイディアを書いてホワイトボードに貼っていく、などの柔軟な動きができますが、WEB会議ではなかなか難しいです。

その場でホワイトボードや紙に書いて動画で写しても、解像度が悪くて相手が解読できないことが度々…。

そのため、このような作業が発生しそうな時は必ず事前にオンラインで使えるホワイトボードツールや、共同作業ができるマインドマップツールを参加者全員にセットアップしてもらうようにしています。

オフショア開発(リモート)のチームで使えるホワイトボードツール:Whiteboard Fox
オフショア開発(リモート)のチームで使えるマインドマップツール:Mindmup

こうしておくことで、オフライン会議と同じようにアイディア出しができます。ただし、やはりみんなが安定した通信環境にないとタイムラグが発生したり、ツールが開けなかったりでスムーズに進まないので、最初にあげた通信環境の整備が必須です。

リモートワークでも普段と同じように仕事をできる環境を目指すのが良いでしょう。

2. おすすめのオフショア開発(リモートワーク)で効率的なWEB会議ツール

2-1. Zoom

ベトナムオフショアで使うWEB会議ツール
ZoomのURL: https://zoom.us/jp-jp
Zoomは2013年にリリースされたWEB会議ツールです。
WEB会議ツールとしては後出ながら、2014年には利用者数は1000万人を突破し、世界中で使われるツールとなりました。

人気の理由は、通信が安定していることにあります。データ量がSkypeに比べて10分の1とも言われており、そのためビデオ通話をオンにしても途切れることなく安定して話せます。
また、データ通信量が軽い分同時接続にも強く、多くの人がアクセスして参加するようなWEB会議でも安定して開催することができます。

オフショア開発では、オフショア開発先があまりネットワークがよくないことがあります。
そんな国とのやりとりにおいては、Zoomのようなデータ通信量が少なく済むツールを選ぶことが大切です。

私もいつもZoomをメインで使っていますが、ほとんど不便なことなく使えています。Zoomアプリをインストールしておけばアプリで、なければブラウザでも会議に参加が可能です。
Skypeがグループを作ってからコールを始めるのに対し、Zoomはリンクを参加者に送れば会議を始められるので、WEB会議のために準備する時間が短いのが良いですね。

録画機能もあり、こちらもとても重宝しています。議事録をリアルタイムで取れないような会議、重要な話をするので後ほど聞き直したいような会議は録音をしておくことができます。
音声、映像ともにクリアに録音・録画してくれます。

無料版では2人だけの会議なら時間制限なし、3人以上の会議では40分ほどまでという時間制限がつきます。

2-2. Skype

ベトナムオフショアで使うWEB会議ツール
SkypeのURL: https://www.skype.com/ja/
WEB会議の先駆けとなったツールがSkypeです。
Skypeも日々進歩しており、少し前はあんまり通信が安定しないなということが多かったのですが、最近はZoomと同じくらい安定してきたように感じます。

昔から広く使われているWEB会議ツールなので、多くの人がアカウントを持っており導入が比較的簡単なこともメリットとしてあげられます。
ベトナムでは、Skypeを使っている人が多いため、ベトナムでオフショア開発を行なっている人はSkypeをチャット、WEB会議ツールとして選択している人も多いのではないでしょうか?

グループを作らないと複数人での会議ができず、主催者がグループのセットアップをきちんとしないといけないというのがデメリットですが、最近はグループへの招待リンクが発行できるようになったため、このデメリットも解消されつつあります。

録音、録画もでき、保存された録音ファイルはグループに自動的に投稿されるのも非常に使い勝手が良いです。
Zoomの場合は、録音をした人のPCに保存されるだけなため、他の会議参加者に共有するために一手間必要になりますが、Skypeの場合は勝手にグループに投稿されるので、保存期間の30日以内なら見たい人がいつでも見られます。

2-3. Whereby

ベトナムオフショアで使うWEB会議ツール
WherebyのURL: https://whereby.com/
シンプルで、ややこしいセッティングなしで使えるのがWhereby(旧appear.in)です。こちらはブラウザ上でWEB会議を行えるツールで、URLを共有するだけで会議に参加できます。
参加するときは名前を入力するだけなので、WEB会議に参加しようとしたらアカウント作成を求められて「アカウントを今作っているので少々お待ちください」なんてことが無くなります。

録画などができない、通信があまり安定していない時があるのはネックですが、WEB会議に慣れていない人も簡単に始めやすいので、あまりWEB会議に慣れていない人はWherebyから始めるといいかもしれません。
チャット機能なども実装されてきており、日々便利になっています。

無料版の場合は4人までの会議が可能です。

2-4. Google Hangouts Meet

ベトナムオフショアで使うベトナムオフショアで使うWEB会議ツール
Google Hangouts MeetのURL: https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/products/meet/
Google Hangoutは、Googleが2013年にリリースしたチャッティング、オンライン対話ツールでしたが、現在はビデオ通話アプリGoogle Hangouts Meetが切り出された形になりました。
こちらもWherebyと同じくURLの共有で会議が始められるため手頃です。

ZoomやSkypeに比べて、UIのせいか使い勝手がいまいちと感じてあまり使っていませんでしたが、先日使った際にたまたま自動字幕機能を見つけて使ってみたところ、非常に高性能で驚きました。
ベトナムとのオフショア開発を、英語で行なっているチームはこちらの自動字幕をつけると英語の理解の助けになることでしょう。

注意点としては、G Suite(有料)のメンバーでないと会議を作成できない点です。G Suiteのメンバーではない人も、会議への参加自体はできます。

3. まとめ

ベトナムでオフショア開発を行う時のみならず、リモートワークの広がりとともにWEB会議も一般的なものとなってきました。
ここにあげたツールはどれも使いやすく、会社や個人によって好むものが違うかと思いますが、それぞれのツールを使用目的や場面で活用していくと良いでしょう。

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バイタリフィでは、弊社では2008年からのオフショア開発のナレッジを元に、仕様の理解を徹底することで安定した品質を担保しています。スマートフォンアプリ開発拠点としては、ベトナムでNo.1の実績を誇っております。

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