毎日の業務で、効率化したいものがあるけどどうしたらいいの?という時によく話題に上がるのが業務システムの開発です。
以前RPAについての記事も書きましたが、いつもマニュアルでおこなっている作業をシステムで効率よくできるようにするのは非常に便利で生産性も上がります。

ただ、業務システムの開発というと難しそうと感じる人も多いかもしれません。
業務システムの種類はどのようなものがあるのか、開発のためには何が必要なのか、業務システムの開発をオフショア開発でおこなうことは可能なのかご紹介します。

1. 業務システムとは?

業務システムとは
業務システムとは、その名の通り「業務をする上で必要となるシステム」です。
業務システムと似たような言葉で「基幹システム」というものがありますが、基幹システムは経営を行う上で絶対に必要になるようなコアシステムを指すことが多く、業務システムはそれ以外の、業務をスムーズに行うためのシステムとして使用されることが多い言葉です。

具体的には、顧客管理、在庫管理、販売管理、社員や勤怠管理、出荷管理などがよく挙げられます。このような管理システムは、エクセルなどでもできなくはないものの、大きな手間がかかるので独自で開発したシステムを使いたいと考える人が多いように思います。

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2. 業務システムを開発するメリット・デメリット

業務システムとは
業務システムを開発・利用すると、どのような点がメリットなのでしょうか?
メリットは以下の2点に集約されると考えられます。

・操作性を高めれば業務がスムーズに行える
・散らばったデータを一つにまとめるなど、カスタマイズが容易

それぞれ詳しく解説します。

2-1. 業務システムを開発するメリット:操作性を高めれば業務がスムーズに行える

業務システムとは
独自の業務システムを開発した場合、自社の業務に合わせたシステムが作れるので、複雑な計算などを行う必要があってもシステムで全て吸収することができます。

表計算ソフトが使えないという人のために、操作が簡単な業務システムを構築すればその人が効率的に業務を行える人が増えますし、今まで表計算ソフトで数式を組んでやっていたような処理やマニュアルで行なっていた処理も、システムがやってくれればミスも少なくなります。

このことにより、今まで時間がかかっていた管理業務などの処理の時間が短縮され、本来やらなければいけないもっとクリエイティブな業務に集中することができるようになります。

2-2. 業務システムを開発するメリット:散らばったデータを一つにまとめるなど、カスタマイズが容易

今すでにいくつかのサービスを使っていて、そのデータをまとめたりしたいという場合、自社で業務システムを開発すると非常に柔軟に作れるので業務が簡単になります。

例えば、SaaSプロダクトとエクセルのデータを同期して計算、分析を行いたいというような場合、SaaSプロダクトのAPIなどを使用して自社の業務システムにデータを取り込み、分析基盤を作るということも可能です。

通販サイトなどを行なっている会社であれば、色々な通販プラットフォームに商品を出しており、各プラットフォームでそれぞれデータを持っているので、管理が煩雑になります。しかし、自社の在庫管理システムがあれば、そのようなプラットフォームのAPIを使用してデータを取得し、自社システムに取り込むことで一元管理することが可能です。

このように、すでに決まった業務フローに合わせて作られているようなクラウドシステムなどに比べると、自社に合わせたカスタマイズが比較的おこないやすいのは大きなメリットとなります。

デメリットは下記2点でしょう。

2-3. 業務システムを開発するデメリット:仕様を決めるまでが大変

業務システムとは
後でも詳しく書きますが、業務システムを作るためには業務の棚卸しが必要になります。自分たちが今どのようなフローで業務を行なっているのか、どのようなところが自動化できるのかを全て洗い出す作業は以外に時間がかかって大変なものです

ただ、場合によってはその工程も一緒に考えてくれる開発先もあるので、探してみるといいでしょう。

2-4. 業務システムのデメリット:運用や保守が必要になる

自社の業務システムを作ると、当然ですがその後のメンテナンスが必要になります。
エクセルや既存のサービスを使っている場合などはほとんどメンテナンスは必要になりませんが、自社でサーバーを構築して業務システムを開発するときは、定期的にサーバーのチェックやエラーの対応をすることになります。
そのため、社内にエンジニアにいる場合は良いですが、いない場合は開発会社へ運用や保守を頼むことになるのでコストがかかります。

サーバーも常時稼働させておく必要があることがほとんどなので、サーバー代なども必要になります。
SaaSなどで代用するのとどちらが安いかは一度シミュレーションすることをおすすめします。

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3. 業務システムの開発には何が必要?

業務システムとは
業務システムを開発するために必要になるものは、下記の2点です。

・業務の棚卸し
・明確な担当者の把握

前述したように、まずは業務をしっかりと見直す必要があります。
本当にシステムが必要なのか?ということも含めて、どのような業務が煩雑になっていて、マニュアル作業でミスが起こりやすいところはどこなのか、一気通貫して整理していくと良いでしょう。

その際には、業務整理のために各業務フローにおける明確な担当者を確認し、ひとつづつ整理していきます。
骨の折れる作業ではありますが、これを行うことでのちの開発工程もスムーズに進みやすくなるので頑張りましょう。

4. 業務システムをオフショア開発するには?

業務システムはどうしても日本のビジネス状況、ルールに従う必要があり、かつ日本語中心のものになりやすいため、オフショア開発会社に開発を頼むのは難しいのではと思う人もいるでしょう。ここで、オフショア開発で業務システムを開発するときに重要なことも見ていきましょう。

4-1. オフショア開発で重要なこと:要件の整理

業務システムとは
上述したように、業務システムを開発するときは業務自体の整理が必要です。
全体を見通してどのようなシステムがあれば業務が効率化できるのかを考える必要があります。

最初から大きなシステムを構築しようとするよりは、業務を見直して一番小さく、かつ効率化の効果が大きく出そうな部分を見つけて小さく開発を始めるのがおすすめです。
小さく作ったものを少しずつ繋げていくとよいでしょう。

4-2. オフショア開発で重要なこと:仕様書をわかりやすく

ベトナム人エンジニアに開発を頼むときは、日本の業務がどのようなものかという背景から説明する必要があります。
仕様書はわかりやすく作成し、かつ業務の流れや、各業務で誰がどんな作業をする必要があるのかをしっかり説明しましょう。

オフショア開発委託先に日本人PMがいる場合は、日本人PMがある程度整理してベトナム人エンジニアへ伝えてくれると思いますが、もしベトナム人エンジニアと直接やり取りする場合はベトナム人エンジニアが理解できるまで根気強く説明する必要があるかもしれません。
そのためにも、なるべく理解しやすい資料を作って共有できるようにしましょう。

【ベトナムでのオフショア開発をサポート】現地駐在の日本人PM2人にインタビュー

4-3. オフショア開発で重要なこと:細かなコミュニケーション

業務システムとは
開発に入ってからも、細かなコミュニケーションをとることが大切です。
進捗確認だけでなく、エンジニアが不明なことがあるときはすぐに質問できるようにすることで開発の遅れもや不具合も起こりづらくなります。

ベトナムエンジニアにとって日本の業務を理解するのは難しく、エラーの処理や例外処理の実装をするための質問が多く出ることが予想されます。
オフショア開発では遠隔での作業になると思いますので、チャットツールやオンライン会議ツールを使用して常にコミュニケーションが取れるようにしておきましょう。

5. まとめ

業務システムは、自社の業務合わせて作ることで会社全体の生産性が上がるとても嬉しいものです。
オフショア開発チームとしっかりと二人三脚でやっていくことで成功するでしょう。
今非効率的な業務を行なっていて、業務システムの開発を検討している方はぜひ相談してくださいね。

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