面倒な事務処理や、毎日、毎月やっているルーティンの仕事が効率化できたら…と思っている人はいませんか?
最近話題の「RPA」でその悩みが解消できるかもしれません。

とはいえ、RPAってなに?SaaSやVBAとどう違うの?という方や、どんな時に活用できるの?という人も多いと思います。
今回は、私たちの仕事を楽にしてくれるRPAについて解説します。

1. RPAとは?

RPAで業務効率化
RPAとは、「Robotic Process Automation」の略で、直訳すると「ロボットでのプロセス自動化」となります。

「ロボット?そんなの使いこなせない!」と思った人も多いかもしれませんが、RPAにおいて使われるテクノロジーは多岐にわたり、かつ簡単に扱えるようになっていますので心配はいりません。

RPAは、主に企業での事務処理を効率化するために使われます。皆さんも毎月、毎週、または毎日のようにやらないといけない事務作業がありますよね。
でも、その事務作業の手順って実は大まかにいつも同じ手順でできるものではないでしょうか?

RPAはそのような、ある程度手順ややり方が決まっている事務作業やデータの処理などを自動化するシステムです。かつ、システムを普段触らないような非エンジニアでも使いやすくしたもののため、RPAを導入すれば今まで時間がかかっていた作業時間をエンジニアの手を借りずとも効率化できるというのがメリットになります。

2. SaaSやVBAとの違いは?

RPAで業務効率化
では、RPAはSaaSやVBAとどう違うのでしょうか?
SaaAやVBAも今までやっていた作業を効率化するためのものに違いはありません。

この違いはRPAに何ができるのか?を知ることで明確になります。
RPA使って効率化できる作業は次のようなものです。

・一定のルールに従って行われる作業
・コピー&ペーストを使った転記作業などの単純作業
・データが構造化されている作業
・例外的な処理が発生しない作業

例えば、請求書を作るためにシートAからシートBに数字をコピーする、売上の情報を定期的にエクスポート・インポートするなどの作業にはRPAが向いています。
これらの作業は単純で時間がかかり、かつ人の手でやることで人的ミスが発生しやすい作業でもあります。
この部分をRPAに任せることで、人的ミスを減らすことが可能になるのです。

逆に、下記のような処理はVBAやSaaSのシステムで効率化する必要があります。

・例外的な処理が必要になる
・データや数値を分析、計算する必要がある
・データ分析をしてアウトプットする

このように、複雑な計算や処理フローをプログラミングする必要があるときはVBA、適切なSaaSを導入し、それ以外の単純作業はRPAというふうに使い分けることができます。
複雑な処理ができないことや、例外処理が起こった場合はRPAが止まってしまうことが多く、これはRPAのデメリットにもなり得ます。

そのため、自社の業務の中で、システムで効率化して作業にかかる時間やミスを削減したいという業務プロセスの見直しをしっかりと行うことが大切です。
場合によってはRPAでは効率化できないような処理である場合も多いですし、また、SaaSですでに解決できる作業であることに気づく場合もあるでしょう。
その業務の質により適切なものを選ぶことが鍵となります。

3. RPA導入事例

RPAで業務効率化
実際に、RPAをどのようなところで導入しているか見てみましょう。

3-1. 三菱東京UFJ銀行

金融機関では今もなお人の手でマニュアル作業するような処理が多く、大手金融機関もそのような作業の自動化を宣言しています。
例えば、三菱東京UFJ銀行では一時間に一回、専用端末から必要なデータをエクセルに転記するような業務や、膨大なデータを調査するコンプライアンス部門での導入が進んでいます。
これにより専門的な業務に従事する社員の業務の6~7割を占めていた仕事を大幅に圧縮できたとのこと。

▼ 三菱東京UFJ銀行が可能性を拡げる、金融機関でのRPA導入による業務効率化
https://innovation.mufg.jp/detail/id=192

3-2. 楽天カード

楽天カードでもRPAが導入されています。
今までは、カード決済システムのログをエクスポートして加工、分析を人の手で行なっていました。なんと200種類ほどの作業があったそうです。
しかし、RPAを導入後は作業時間が4分の1にまで短縮されて、今は分析業務にもっと時間を割けるようになったとのことです。

▼WinActor®導入事例【楽天カード株式会社】楽天カードがWinActorを導入。RPAで未来トレンドを手に入れた?
https://winactor.com/case/winactoruse/866/

3-3. キャンディルグループ

建設業界でもRPAが導入され、大きな効果を上げています。
キャンディグループでは定型作業をRPAで効率化し、年間約3万時間の削減に成功。
受注したリペアサービスの現場図面をサーバーに登録する業務や、報告書を発注者がみられるようにするなどの作業をRPAによって効率化しているそうです。

▼グループ1,400人の成長企業がロボットを内製化。年3万時間の余力創出で生産性向上に貢献
https://rpa-technologies.com/case/case009/

3-4. 出光興産株式会社

出光興産も、膨大なデータ入力などをRPAによって効率化した会社の一つです。
今まで、システムメンテナンス時に毎日100〜200件程度発生していた工事指示を行う指図登録という入力作業を、RPAにやらせるようにしたことで、担当者のやらなければならない作業が大幅に削減できたそうです。
また、RPAとAI-OCRとの連携も行なっており、月に5万8千時間を削減。
非常に大きな効果の出た例の一つですね。

▼出光興産株式会社 働き方改革の一環でのRPAの活用
https://www.uipath.com/ja/solutions/case-study/idemitsu

4. RPAの導入のためには?

RPAで業務効率化
では、RPAの導入をするためには一体何をするべきでしょうか。
RPAはあくまでも作業を効率化するツールのため、RPAを導入することを目的とするとうまくいかない可能性があります。
まずは、自社で行なっている作業を見直すところから始めてみましょう。

自社で行なっている作業の中で、「定期的に発生する単純作業」はRPAを使って効率化できる可能性があります。
そのような作業をリストアップし、本当に削減したい作業の優先度を決めて発注をすると良いでしょう。

5. RPAのコストは?

RPAで業務効率化
RPAの導入のためには、RPA導入支援や開発を行なっている会社へ相談する必要がありますが、そのコストは年間およそ100万円〜1000万と言われています。
機能が多く複雑な作業も頼めるようなツールだとコストがかなり高くなってしまうので、導入には慎重になる必要があります。

RDA、Robotic Desktop Automationと呼ばれる、デスクトップ上の作業を単純化するソフトもあります。RPAを入れるような費用や必要性はないが、デスクトップ上でやる作業で効率化したいものがあるときは RDAの導入の検討をオススメします。

RDAではできることが限られますが、動かすためのサーバーが不要で、無料で使えるもの、買い切り型で10万程度で買えるもの、月々数万円ほどで使えるものなど、比較的コストを抑えて利用ができます。
まずはRDAから試してみて、足りなければそのあとRPAへ移行というのも良いでしょう。

6. まとめ

人の手でやる作業は時間もかかりミスも発生します。機械が処理してくれることで、確実性も増し、かつ自分の時間も空いてもっと創造的なことへ時間が使えるようになるということで、RPAやRDAを導入するのは非常にメリットが大きいです。
もし今効率化したい作業があるという人は、ぜひ導入を検討してくださいね。

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