脱PPAPの動きが広がっている昨今、PPAPの代替えサービスとしてファイル共有サービスの利用を検討する人が増えています。

本記事では、脱PPAPにおすすめのファイル共有サービスについてご紹介していきます。PPAPはセキュリティに有用と考えられていましたが、メールを盗聴するだけで簡単にファイルを閲覧されてしまう、ヒューマンエラーによる誤送信、マルウェア検出が困難などの問題点が懸念されるようになっています。

脱PPAPをお考えの方はぜひご一読ください。

1. ファイル共有サービスとは?

まず、そもそもファイル共有サービスとは何なのでしょうか?

ファイル共有サービスとは、インターネット上(クラウド上)でデータを保存したりデータを送受信できたりするサービスのことです。クラウドストレージサービスやオンラインストレージサービスと呼ばれることもあります。代表的なサービスとしては、GoogleドライブやDropBoxがあげられます。

ファイル共有サービスとは

2. ファイル共有サービスの特長とは

ファイル共有サービスを活用する主な特長としては以下4点があげられます。

2-1. デバイスの容量不足に悩まなくなる

デバイス(パソコンやスマートフォンなど)は、データを保存しておける容量が決まっています。そのため、データ容量の上限をむかえるとデータを保存することができなくなり不便が生じる恐れがあります。

一方ファイル共有サービスは、クラウド上にデータを保存できるため、デバイス本体の容量を気にすることなくデータを保存することが可能です(※プランによります)。デバイスの容量不足に悩まなくなる点は、ファイル共有サービスの大きな特長といえるでしょう。

2-2. 場所を問わず利用できる

企業によっては、データへのアクセスに外付けハードディスクとデバイスの接続を必要とするので、外出時にアクセスできないといった不便が生じる場合もあります。しかしファイル共有サービスは、インターネット上でやりとりを行えるサービスのため、wifiなどインターネット環境が整っている場所であれば場所を問わず利用できます。

「出張中でもデータファイルへアクセスしたい」「リモートワーク中だけど、社内データを共有したい」という方に向いているサービスといえます。

場所に縛られずデータを見れたり、ファイル共有できたりする点はファイル共有サービスの大きな特長といえるでしょう。

2-3. 複数人でファイル編集を行える

zipファイルを使った共有でファイルの編集や保存を行う際は、一度解凍・ダウンロードし編集、再度zipファイル化して共有など複数の手間をかける必要があります。しかし、ファイル共有サービスであれば、複数人でクラウド上のファイル編集や保存を行うことが可能です。また、リンク共有だけでクラウド上にアクセスし編集や保存作業を行えるため手軽な点もファイル共有サービスの特長といえます。

「ひとつのファイルを複数人で編集したい」「確認作業を一つのファイルで完結させたい」という方に向いているサービスといえます。

2-4. 初期コストや運用工数をおさえることができる

ファイル共有サービスは、自社サーバー構築やデータ保存用のデバイスを用意する必要がなく、サービスへ申し込むだけで利用できるサービスです。大規模なサーバーを用意する必要がない分、初期コストが浮きやすいといった特長やサービスの保守運用を行う必要がなく運用工数の抑制につながりやすいという特長を持ち合わせています。

「サーバー構築やデバイス用意にかかるコストや工数を抑えたい」という方に向いているサービスといえます。

3. PPAPの代替えにおすすめ!デザインを変えられるファイル共有サービスとは?

「ファイル共有サービスを導入してみたいけど、何を選べばいいか分からない…。」という方に向け、おすすめのファイル共有サービス『ShareDrive』をご紹介させていただきます。

ShareDriveは、自社専用のオンラインクラウドを構築する事で、簡単・安全にファイル共有を行うことができるファイル共有サービスです。

ShareDriveの主な特長としては以下4つです。

  1. 充実した機能で簡単・安全運用できる
  2. プロモーションやブランディングにつながる
  3. 送信&受信機能で多対多にも対応可能
  4. ActiveDirectory(Windows系)の連携可能

特長1:充実した機能で簡単・安全運用できる

ShareDriveには、パスワード設定やIPアドレス制限など、安心して運用するための機能が豊富に備わっています。メールの添付ファイルが禁止されている場合やファイル共有の外部サービスではセキュリティが心配な場合でも、セキュアなやり取りを行えます。PPAPで懸念されている問題もクリアできるファイル共有サービスとなっています。

特長2:プロモーションやブランディングにつながる

ShareDriveは、送受信画面のデザインをカスタマイズできるため、自社専用のオリジナルファイル共有サービスを構築できます。例えば、社内に公式キャラクターがいる場合、公式キャラクターのイラストやトンマナで送受信画面をデザインすることで、自社独自のファイル共有サービスに仕上がります。

またShareDriveは、お客様のドメイン上に構築できたり、画面の配色やロゴ、バナーの配置を自由自在に変えられるファイル共有サービスです。例えば、お客様の顧客へファイルを共有する場面では、ドメインだけでなく画面の配色やロゴ、バナーの設置もお客様独自の仕様に変えることができます。これにより、お客様のブランドをPRしながらファイル共有を行えるようになります。

ここから機能をお試しできます

>https://drive.vitalify.jp/file/qoojecZK8LieDu3ufTjWhbTKL

※資料ダウンロードのパスワードは vitalify2022 です。

特長3:送信&受信機能で多対多にも対応可能

ShareDriveには、ファイルの送受信が可能な機能がついております。また、顧客ごとにクラウドストレージを作成することで、メールのやり取りでは時間がかかっていた多対多のファイル共有を簡単に行うことができます。ドライブに作成したファイルは、ファイル内に保存したデータごとリンク共有で送ることができます。

ここから機能をお試しいただけます

>https://drive.vitalify.jp/drive/test

※ログインパスワードは vitalify2022 です。

特長4:ActiveDirectory(Windows系)の連携可能

ShareDriveは、ActiveDirectory(Windows系)と連携させることできます。

これを利用する事で、Windows起動時のログイン情報でShareDriveを利用でき、アカウントの発行や管理の手間を軽減できます。つまり、誰がいつ・どのパソコンを使い・どのファイルを共有しているかの管理も簡単にできますし、アカウントの新規作成や退職者のマンパワーでの管理も不要になり、業務効率化が見込めます

参考記事:マニュアルいらず!?最新オンライン共有ストレージサービス「ShareDrive」導入の効果とは

4. ShreDriveと他サービスの違いとは?

本章ではSharedriveと代表的なファイル共有サービス(DropBoxやGoogleドライブなど)の違いをピックアップし表にまとめています。ShareDriveと他サービスとの違いは何か?ぜひご確認ください。

比較項目Google ドライブDropboxShareDrive
比較エディションGoogle Workspace Business StandardDropbox Business StandardBusiness
共有機能
ファイルへのコメント・メンション
リンク共有時のパスワード指定×
リンク共有に有効期限を設定
デザインカスタマイズ××
独自ドメインの構築××

ShareDriveは基本的な機能が揃っているにも関わらず、ファイル共有サービス自体のデザインを自由自在に変えられ、独自ドメインの構築も行える点、他のファイル共有サービスにはない強みといえます。

5. まとめ

ファイル共有サービスは、インターネット上(クラウド上)にデータを保存できたりインターネット上(クラウド上)でデータ共有を行えるサービスです。インターネット環境がある場所で使うことができるため、外出先でも問題なく使用できます。リモートワークを導入する企業が続々と増えている昨今、自社サーバーをもたなくても、データの保存・共有ができる点を魅力に感じている人は増えています。

バイタリフィで提供しているファイル共有サービスは安心安全に利用でき、+αでプロモーションやブランディングにも貢献できるサービスです。サービスに関して気になった方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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